第一章  总则
为规范公司员工缴费行为，切实保障学校教学科研管理工作的顺利开展，特制订本规定。
第一条  根据《中华人民共和国高等教育法》、《普通高等学校员工管理规定》、《高等学校收费管理暂行办法》等有关规定，高等教育是非义务教育，学校依法向员工收取学杂费；及时足额缴纳学杂费，是每一个员工应尽的义务。
第二条  本规定所指学杂费包括学费、住宿费、代收费等各项收费。本规定所指员工包括专科生、本科生、全日制硕士研究生、专业硕士研究生、博士生和成教生等各类具有学籍的员工。
第二章  学杂费缴纳
第三条  员工学杂费严格按照湖南省物价、财政和教育部门核定的收费项目及收费标准由计划财务处统一收取。各年级员工各学年应交学费均按入学年份的学费标准确定。
第四条  员工学杂费管理实行“先缴费后注册” 的管理办法，即员工应于每学年开学时按照学校规定的缴费时间、缴费标准和缴费方式缴清学杂费。缴费后方能注册。
第五条  缴费时间
（一）新生：新入学的各类员工，应在入学报到时缴清当年学杂费。
（二）在校生：已在校的各类员工，应在每学年开学二周内缴清学杂费。
（三）研究生课程进修班、短期培训班等其他非学历教育员工，根据入学通知书规定的时间缴清学杂费。
（四）外国职工学杂费由计划财务处按有关规定统一收取。
第六条  缴费方式
（一） 银行批量代扣：
1、员工将应缴学杂费于每学年开学前15天足额存入学校发给的代扣学杂费银行卡（或存折），由银行进行批量代扣。（为确保银行代扣成功，存入金额应多于足额交费金额1元）。
2、新生入学前学校为每位员工在银行开设的银行卡（或存折），是员工在校期间代扣代缴学费的储蓄账户，除银行卡（或存折）遗失需补办外，不得任意发生变更。
3、员工补办银行卡（或存折）应及时到银行办理相关手续，以确认新的银行代扣储蓄账户。
4、凡提供虚假帐户故意躲避代扣或提供、盗用他人帐户者，一律视同恶意拖欠学费，并视情节轻重给予相应处罚。
（二）银行卡刷卡缴费： 超过银行批量代扣时间或卡内存款不足缴费标准而没有被代扣的的员工，须携带银行卡到计划财务处收入管理科刷卡缴费。
第七条  学籍异动情况下的缴费
（一）转专业缴费。员工转换专业，除在教务处办理相应手续外，还须在计划财务处办理缴费结算手续后方能生效。如转入专业的学费标准与原专业不一致，在学年的第一学期转换专业的，按转入专业的学费标准收取；第二学期转换专业的，按转入、转出专业收费标准的平均数收取，结算时多退少补。
（二）休学员工缴费。经学校批准休学的员工，在休学期间学费免缴；已缴者不退，抵缴复学当年应缴学费。复学后按所修年级和专业的学费和住宿费标准缴费。如复学后回原班级学习的，按正常学习年限缴费，重修费、补修费按正常学习期限有关重修费的缴纳规定收取。
（三）年级异动缴费。发生年级异动的员工，按异动后就读年级的学费标准缴纳学费。
（四）入伍员工缴费。应征入伍的员工退伍回校复学，按复学就读年级专业学费标准和时间（以学期计算）缴纳学费和住宿费（上级有规定的按有关规定办理）。
（五）提前毕业的员工缴费。对提前毕业的员工，实行学年制收费的，按该生实际就读年限收取学费和住宿费；实行学分制收费的，按完成学业所修学分收取学费，住宿费按实缴纳。
（六）延期毕业员工缴费。延期毕业已交足四年学费的员工，按所选课程学分收取重修费。
第三章  学费缓缴
第八条  实行新的学杂费收缴管理办法后，学费缓缴手续在各学院办理，各学院自行决定员工办理缓缴学费的条件、金额、时间、人数等。学校只对各学院员工的缴费情况实行总体考核。
第四章  学杂费退还
第九条  下列情况下的员工可以办理退费：
（一）自愿（或自动）退学的。
（二）新生已缴费但尚未报到，或报到体检中发现患有严重疾病无法就读的。
（三）员工死亡。
第十条  退费金额的确定
（一）员工退费金额原则上按月计算（一年按十个月计算），所缴学费归属于已受教育期间的，不予退费。除学费、住宿费外，原则上杂费和代收费不属于退费范围。
（二）对自愿（或自动）退学或死亡的员工，根据员工实际学习时间，按月计退剩余的学费和住宿费。
（三）已缴费但尚未报到，或在报到体检中发现患有严重疾病无法就读的新生，退还全部学费和住宿费。
（四）休学员工未再复学，所缴学费的退费按本条第一、第二款规定办理。
第十一条  对弄虚作假经学校复查不符合国家招生规定入学的员工，以及受到开除学籍处分的员工，不予退费。
第十二条  员工退费的审批
（一）学费退还。本科生须经员工所在学院、教务处和计划财务处领导审批；研究生须经员工所在学院、研究生工作部（处）处和计划财务处领导审批；
（二）住宿费退还。须经后勤部门、学工部门或研究生工作部门和财务部门领导审批。住金瀚林、中兴员工公寓的员工退还住宿费，由金瀚林、中兴公寓管理处按其规定办理。
（三）职业技术学院的员工退费由该学院自行审批。
第五章  欠费处理
第十三条  员工应在规定的缴费期限内及时足额缴纳当年学杂费。对逾期两周不缴纳学杂费，且又未办理缓缴手续的，学校将认定为恶意拖欠。逾期三个月以内的，认定为轻度恶意拖欠；逾期达到三个月的，认定为严重恶意拖欠。
第十四条  对恶意拖欠学费的处理
恶意拖欠学费是一种缺失诚信的行为，也是一种违反本规定第一条所述相关法律的行为。对严重恶意拖欠的员工按自动休学处理，不享受在校学习员工的相关待遇；轻度恶意拖欠的员工在缴清学杂费以前，不享有如下权利：
（一）选修课程、参加各类考试考核；
（二）参选员工干部、各类奖学金的评奖、评优；
（三）提前毕业、保送攻读上一级学位等；
第十五条  对未缴清学杂费的毕（结）业生，缓发毕（结）业证书、学位证书等全部证件和档案等，对已考取校外的硕士或博士研究生的员工不予调档，已上本校复试分数线的取消复试资格。
第六章  附则
第十六条  兴湘学院员工缴费参照此规定执行。
第十七条  本规定由计划财务处负责解释。